По нашим наблюдениям, следующие советы помогут оптимизировать ежедневную работу в YouGile
Чёткость и ясность
Мысль: постарайтесь избегать сложных конструкций и формулировок. Пишите так, чтобы ваше сообщение было понятно всем участникам задачи.
Структура: попробуйте использовать абзацы, списки и заголовки для удобства восприятия информации.
Форматирование: выделяйте важное курсивом, жирным или подчёркиванием.
Документы и ссылки: постарайтесь обеспечить получателю быстрый доступ ко всему необходимому для выполнения задачи, сразу добавляя нужные материалы к сообщению или в описание задачи.
Уважение к собеседнику
Сообщение: постарайтесь не разбивать свое обращение на отдельные сообщения, излагайте всю информацию в одном.
Время: старайтесь быть лаконичны, избегайте слишком длинных сообщений без необходимости.
Ответы на сообщения
Сроки: отвечайте на сообщения в разумные сроки, чтобы другие коллеги знали, что запрос не остался без внимания и задача находится в работе.
Факты: убедитесь в достоверности информации перед отправкой сообщения. Лучше потратить лишнюю минуту на уточнение данных, чем дать быстрый, но неточный ответ.
Дополнение по задачам
Планёрки: если в чате задачи необходимо получить мнения или согласованные действия от нескольких человек, что приведёт к длинному обсуждению, лучше запланировать личную встречу или созвон.
Контекст: в чате задачи обсуждается только эта задача и её контекст. Старайтесь следить, чтобы обсуждение не уходило в сторону других проектов, даже если в чатах одни и те же люди.
Благодарность: Попробуйте использовать смайлики-реакции на сообщения для выражения благодарности. Отдельное сообщение "Спасибо" от каждого участника в общем чате может быть излишним.